뽀모도로 테크닉 활용하기

지식 근로자들은 시간에 쫓기며 다양한 일을 처리하기 위해 멀티태스킹으로 일하곤 한다. 전화를 받으면서 손으로는 타자를 치거나, 밥을 먹으면서 회의 준비를 하는 것이다. 하지만 생산성 전문가들은 이런 것이 시간과 돈을 낭비하는 최악의 업무방식이 될 수 있다고 말한다. 미국의 한 연구에서는 멀티태스킹으로 인해 1년에 약 65억 달러가 허비된다고 발표하기도 했다.

집중력을 향상시키는 뽀모도로 테크닉

멀티태스킹을 줄이고 집중력을 높일 수 있는 방법으로 뽀모도로 테크닉을 권한다. 뽀모도로 테크닉이란 토마토처럼 생긴 타이머를 활용한 시간관리법을 말한다. 타이머는 원래 조리하는 시간을 조절해주는 역할을 하는 것인데, 1980년대 후반 경 유럽에서 몇 가지 시스템을 적용시키면서 시간 관리 도구가 되었다. 이 뽀모도로 타이머를 활용하면 멀티태스킹을 줄이고, 집중력을 향상시켜 같은 시간에 더 많은 일을 해낼 수 있게 도와준다.

뽀모도로 테크닉 활용법은 간단하다. 타이머를 돌리고, 벨이 울릴 때 까지 한 가지 일에 집중하면 된다. 그러나 일반 타이머와는 달리 뽀모도로 타이머만의 특별한 점이 있다. 바로 타이머가 25분까지만 있다는 것이다. 타이머는 25분까지만 시간을 잴 수 있으며, 25분을 돌릴 동안에는 오직 한 가지 일을 멈추지 않고 해야 한다. 이는 사람이 한 번에 집중할 수 있는 시간이 25분 정도이기 때문이다. 25분이 지나면 5분간 완전한 휴식을 취해야 한다. 간단한 스트레칭을 하거나 화장실을 다녀오는 것을 추천한다. 그래야 다음 25분을 또 집중할 수 있기 때문이다.

지금까지 교육생과 카페 회원들에게 뽀모도로 테크닉을 활용하게 해보니, 사람들은 집중이 필요한 다양한 상황에서 타이머를 활용했다. 직장인들은 바쁜 아침 출근시간에 타이머를 돌림으로써 늑장부리지 않게 되었고, 어떤 사람은 지하철 이동 중에 타이머를 돌리니, 평소보다 책을 20페이지나 더 읽었다고 했다. 출근 후 인터넷 기사 검색으로 업무를 시작했던 사람은 곧 바로 업무에 몰입할 수 있게 되었다고도 말했다.

타이머를 활용하면 집안일에 할애하는 시간을 줄일 수도 있다. 한 회원은 설거지나 다림질 할 때 타이머를 썼더니, 평소보다 훨씬 더 시간이 절약되었다고 했고, 또 다른 회원은 방 청소할 때도 썼더니 손님이 올 시간이 다가오는 것처럼 빠릿빠릿 움직이게 되었다고 한다.

타이머로 자신만의 행동 규칙을 세운 사람도 있었다. 인터넷 쇼핑할 때 사용했더니 필요한 것만 딱 사고 쇼핑을 멈출 수 있었다는 사람도 있고, 자녀들에게 타이머를 활용해서 공부를 시킨 분도 있었고, 게임 시간을 제한한 사람도 있었는데 자녀들 모두 규칙을 잘 따라주었다고 한다.

업무능력을 향상시키는 뽀모도로 테크닉

뽀모도로 타이머를 활용해서 시간관리 스킬을 업그레이드 할 수 있는 또 다른 방법이 있다. 무슨 일을 계획할 때 어느 정도 시간이 소요될지 예측하는 것은 중요하다. 그래야 현실적인 계획을 세울 수 있고, 계획한 대로 실천하는 힘을 기를 수 있기 때문이다. 그러나 예측하는 능력을 향상시키는 것은 결국 경험을 토대로 하기 때문에, 얼마의 시간이 걸렸는지를 기록해보지 않고서는 현실적인 예측이 불가능한다. 예측하는 능력도 이 뽀모도로 테크닉을 통해 향상시킬 수 있다.

먼저 종이에 해야 할 일을 적고, 그 옆에 몇 개의 뽀모도로 타이머가 필요할지 예상만큼 네모박스를 그린다. 그리고 타이머를 돌릴 때마다 박스에 X표시를 한다. 만약에 박스가 부족하다면 동그라미박스를 추가하고, 또 다시 부족하면 세모박스를 추가한다. 너무 많은 박스가 생긴다면 목표를 좀 더 작은 단위로 쪼갤 필요가 있다. 일을 끝내고 나서 몇 개의 박스에 표시가 되었는지를 체크하면 그 일에 소요된 시간을 알 수 있다.

위기 관리라는 것이 있는 것처럼 방해 관리도 해야 한다. 25분 동안 다양한 이유로 집중하고 있는 일을 중단하게 되는 상황이 발생하는데, 그때 그 방해가 무엇이었는지 리스트를 작성하는 것이다. 다른 사람의 방해가 될 수 있고, 스마트폰의 SNS 알림음일 수도 있고, 주변 소음이 될 수도 있다. 집중이 깨진 원인을 규명하면, 적극적으로 대처할 수 있다. 장소를 옮기거나, 다른 사람에게 양해를 구하고, 스마트폰 알림음을 꺼두는 등, 대처할 수 있는 방법에 대해 미리 생각해 둔다면 집중할 수 있는 환경을 좀 더 주도적으로 만들 수 있게 될 것이다.

뽀모도로 타이머가 효과적인 이유

뽀모도로 테크닉을 써본 사람들이 하나같이 하는 얘기가 있다. 타이머를 돌리자 마법처럼 집중이 되거나, 몸이 움직였다는 것이다. 내가 뽀모도로 타이머를 많은 사람들에게 추천하는 이유도 여기에 있다. 어떤 시간관리 도구는 복잡하고, 오랫동안 사용해서 습관이 되어야만 효과가 나타나는 반면 이 타이머는 매우 간단하면서 즉시 효과가 나타나기 때문이다. 뽀모도로 테크닉 효과의 비밀은 무엇일까.

학창시절 시험 전날 벼락치기로 좋은 점수를 받은 기억이 있을 것이다. 마감일 전 날이 되어서야 제자리걸음만 하던 프로젝트 기획서의 진도가 쭉쭉 뽑아졌던 경험도 해봤을 것이다. 처음에는 절대 해낼 수 없을 것 같던 일도 막상 코앞에 닥치면 엄청난 집중력을 발휘해서 끝내곤 한다. 이것을 ‘마감 효과’라고 한다. ‘마감 효과’가 생기는 이유는 뇌에 적절한 긴장감을 주어 집중력을 향상시키기 때문인데, 타이머를 사용하면 실제 마감은 아니지만 연속적인 시간에 시작점과 끝점을 정해주기 때문에 언제든 ‘마감효과’를 만들 수 있다.

”오래 생각하지 마세요. 지금 당장 타이머를 돌리세요.”

내가 정리교육을 하거나, 정리력 카페에 미션을 줄 때 빼놓지 않고 하는 말이다. 아무것도 하지 않으면 아무 일도 일어나지 않는다. 어지러워진 거실을 바라보며 ’치워야 되는데…’라고 생각만 하면 반드시 미루게 되어 있다. 해야 할 일을 걱정하는 것만으로 일이 해결된다면 걱정이 없겠지만 그런 일은 결코 일어나지 않는다. 오래 생각할 거 없이 5분만 해보자는 생각으로 타이머를 맞추면 그 즉시 해야 할 일에 몰입하게 해줄 것이다. 지금 당장 해야 할 일을 정하고, 핸드폰 타이머를 맞추어 보시길 바란다. 그 즉시 여러분도 타이머의 효과를 느낄 수 있을 것이다.